Formulaire de réclamation

1. Ressort de compétence de la Chambre

   La Chambre interdépartementale des Notaires de la cour d’appel de TOULOUSE est compétente pour les réclamations formulées à l’encontre des notaires qui relèvent du ressort de l'ARIÈGE (09), du TARN (81), du TARN et GARONNE (82) et de la HAUTE-GARONNE (31).

    À défaut, il convient de se rapprocher de la Chambre des notaires compétente : Les instances régionales | Conseil supérieur du notariat

2. Les voies de recours en cas de litige avec un notaire 

→ Vous estimez avoir subi un préjudice financier et souhaitez en obtenir sa réparation

Nous vous informons que la Chambre des notaires n’est pas compétente pour se positionner sur une demande qui présente un caractère indemnitaire. 

Si vous estimez aussi avoir subi un préjudice suite à l’intervention d’un notaire dans le cadre d’une mission que vous lui avez confiée (vente immobilière, bail d’habitation, contrat de mariage, succession,...), vous pouvez saisir gratuitement le Médiateur du Notariat pour rechercher une solution amiable. 

Les conditions de saisine : 

Le Médiateur du notariat est saisi par le client après qu’une réclamation écrite – courrier ou courriel – visant à la résolution du litige adressée au notaire concerné soit restée sans réponse ou que la réponse n’ait pas donné satisfaction au client dans un délai fixé, par usage, à deux mois ou qu’elle ait subi une fin de non-recevoir de la part du notaire dans le même délai.

La saisine doit intervenir dans un délai maximum d’un (1) an à compter de la première réclamation écrite adressée au notaire. Aucune procédure (négociation entre les parties, saisine d’un autre médiateur ou procédure judiciaire) relative à ce conflit ne doit être en cours.

Vous pouvez le saisir par courrier à l’adresse postale suivante : 

Médiateur du Notariat 

60, boulevard de la Tour-Maubourg 75007 PARIS

Ou en utilisant le formulaire suivant :

Faire appel au médiateur de la consommation du notariat - le formulaire

→ Votre estimez que le notaire ne remplit pas ses obligations professionnelles dans le traitement de votre dossier (différend d’ordre déontologique)

Vous pouvez formuler une réclamation à l’encontre de celui-ci, en saisissant la Chambre des notaires.

Conformément à l’article 4 du décret n°2022-900 du 17 juin 2022 relatif à la déontologie et à la discipline des officiers ministériels, la réclamation doit comporter plusieurs mentions obligatoires :

• Si vous êtes une personne physique : Nom, prénom, domicile, nationalité, date et lieu de naissance,
• Si vous êtes une personne morale : Forme juridique, dénomination sociale, adresse du siège social, représentant légal, nom, prénom et fonctions du représentant légal.
• Informations relatives au notaire : Nom, prénom, adresse où exerce l’activité du notaire mis en cause.
• Faits et circonstances à l’origine de la réclamation, ainsi que contexte du dossier.

Il convient également de joindre toute pièce utile à l’examen de votre réclamation et notamment les actes régularisés, et votre dernière correspondance adressée au notaire datant de moins de trois mois. 

Étant ici observé qu’un dossier complet permet un traitement plus rapide de votre demande.

Vous pouvez adresser cette réclamation par voie postale à l’adresse suivante : 

Chambre interdépartementale des notaires - Ariège, Haute-Garonne, Tarn, Tarn-et-Garonne

Service Réclamations

Immeuble le Belvédère

11 boulevard des Récollets

31400 TOULOUSE

Ou en utilisant le formulaire ci-dessous.

Dans un premier temps, vous recevrez un accusé de réception qui vous indiquera si votre dossier est complet ou s’il manque des éléments.

Le notaire sera ensuite interrogé et disposera d’un délai de 15 jours pour répondre au courrier de la chambre.

Sa réponse sera instruite par le service réclamation, et une réponse vous sera apportée dans un délai d’environ 1 mois ½, à l’adresse mail ou postale que vous aurez communiqué. 

Étant ici observé que ce délai peut varier en fonction de la période d’instruction. 

Il est possible de téléphoner à notre Service le lundi et vendredi après-midi ainsi que le mercredi matin. Toutefois, nous ne sommes pas en mesure de vous transmettre par téléphone une décision ou un avis juridique. Seules des informations sur le traitement ou l’avancement de votre dossier peuvent être communiquées. 

Nous vous invitons néanmoins à privilégier les contacts par courriels avec des envois raisonnables. 

Afin d’assurer le meilleur suivi de votre dossier, nous vous remercions également de bien vouloir rappeler la référence de votre dossier à chacun de nos échanges, à défaut de quoi, il ne sera pas traité.  

Questions récurrentes :

→ Quels documents dois-je adresser lors de ma réclamation ?

Il convient d’adresser toute pièce utile en lien avec votre réclamation. Vous trouverez ci-dessous un exemple des pièces à adresser selon le domaine concerné.

Nous attirons votre attention sur le fait qu’un dossier complet nous permet de traiter votre demande de manière plus efficace et donc dans la mesure du possible, plus rapidement. 

 Si celle-ci concerne :

- Une succession :

• Une copie de l’attestation dévolutive et / ou de l’acte de notoriété (des documents établissant la liste des héritiers), l’attestation de propriété, la déclaration de succession,
• Votre situation et qualité par rapport au dossier traité par le notaire,
• Un exposé plus précis des faits et circonstances justifiant votre réclamation à l’encontre du notaire concerné,
• Votre dernière correspondance adressée au notaire datant de moins de trois mois. 

- Une vente immobilière :

• Votre titre de propriété,
• Votre avant-contrat (promesse unilatérale de vente, compromis de vente,..)  avec ses annexes,
• L’état hypothécaire,
• Le relevé de compte,
• Votre situation et qualité par rapport au dossier traité par le notaire,
• Les éventuels échanges avec le notaire concerné par votre réclamation,
• Un exposé plus précis des faits et circonstances justifiant votre réclamation à l’encontre du notaire concerné.

- Un régime matrimonial :

• Les éventuels échanges avec le notaire concerné par votre réclamation et notamment votre dernière correspondance adressée au notaire datant de moins de trois mois,
• L’éventuel jugement désignant le notaire pour établir la liquidation du régime matrimonial. 

→ Quels sont les délais de traitement d’une réclamation ? 

Le traitement moyen d’une réclamation est d’environ 1 mois ½, sans pouvoir dépasser 3 mois (sous réserve du contexte du dossier, de la nature des reproches formulés et de la complexité du dossier à notre appréciation).

→ Quel est le déroulé d’une réclamation ?

• Après réception d’un dossier complet, nous interrogeons le notaire qui dispose d’un délai d’environ quinze jours pour nous répondre.
• Après réception de ses observations, nous instruisons votre dossier.
• Cette analyse est ensuite transmise au responsable du service réclamation pour validation.
• Dès validation de sa part, une réponse vous est apportée à l’adresse postale ou électronique communiquée. 

→ Quelle est l’issue d’une réclamation ? 

Dès réception de la réponse de la Chambre, vous pouvez :

• Accepter la réponse et les propositions faites,
• Contester la réponse et demander l’organisation d’une conciliation. 

→ Qu’est-ce qu’une conciliation avec un notaire ?

L’article 4 de l’ordonnance du 13 avril 2022 instaure une tentative de conciliation comme préalable obligatoire avant toute saisine de la juridiction disciplinaire par un particulier.

Il s’agit d’une étape obligatoire lorsque la réponse de la Chambre est contestée. 

Vous serez ainsi convoqué à une réunion de conciliation avec le notaire concerné par votre réclamation, d’un notaire conciliateur et d’un délégataire de chambre pour discuter de votre dossier et tenter de trouver ensemble une solution. À l’issue de cette réunion, il sera établi, soit :

• Un procès-verbal d’accord, qui marque la fin de votre réclamation,
• Un procès-verbal d’échec de la conciliation, qui vous ouvre la possibilité de saisir la Chambre de discipline pour le litige que vous rencontrez avec votre notaire.

→ Je souhaite changer de notaire, comment faire ? 

Nous vous informons que vous pouvez effectuer ce choix à tout moment. Néanmoins, le notaire actuellement en charge de votre dossier devra être réglé des démarches déjà engagées et du travail accompli. 

Cependant, dans le cadre d’une succession, le changement du notaire n’est permis qu’avec l’accord de l'ensemble des héritiers. Également, le notaire actuellement en charge de votre dossier devra être réglé des démarches déjà engagées et du travail accompli. 

 Si vous ne parvenez pas à obtenir l'accord des autres héritiers, ils conserveront le notaire avec lequel vous ne souhaitez plus travailler, et vous pourrez de votre côté vous entourer d'un notaire conseil qui se chargera des échanges avec le notaire toujours en charge du dossier. 

Il reste toujours préférable de favoriser un retour au dialogue. 

→ le notaire est-il sanctionné ?

Le service des réclamations ne prend pas de sanction contre le notaire.

Mais l’ensemble des réclamations sont portées à la connaissance du service de discipline et de déontologie qui décide de prendre des sanctions contre un notaire.

Aucune communication ne vous sera faite sur ces sanctions, mais elles sont toutes portées à la connaissance du Procureur et de lui seul.

→ Mon dossier est bloqué chez mon notaire en raison d’un conflit familial, que faire ? 

Avant de former une réclamation contre un notaire, il est important de noter que le notaire ne dispose pas des pleins pouvoirs. 

En effet, il n’est pas un juge (il ne tranche pas de litige), il n’est pas un policier (il n’a pas de pouvoir d’investigation). C’est un juriste qui doit établir des actes et qui ne peut que le faire qu’avec la participation active des héritiers et dans un climat non conflictuel. 

À défaut, le notaire sera bloqué dans sa mission.

Nous vous invitons, si vous êtes dans un conflit à vous rapprocher du Centre de Médiation des Notaires d’Occitanie pour essayer d’abord, ou en parallèle, une médiation avec l’autre partie.